Optimierung von Gruppenbuchungen und Aufgabenmanagement im Turnerjugendheim Annweiler
Kunde
tjh.deUNTERKUNFTSTYP
Gästehaus
Standort
Annweiler, Deutschland
PROJEKTSTART
Mai 2023
Über das Turnerjugendheim Annweiler
Das Turnerjugendheim Annweiler ist eine ländliche Pension, eingebettet in den Pfälzerwald, die hauptsächlich aktive Gruppen, Sportbegeisterte und Naturliebhaber anspricht. Diese Pension verfügt über 37 Zimmer, zwei Turnhallen, einen Fitnessraum, Seminarräume, Außenanlagen und ein starkes Engagement für Nachhaltigkeit mit ihren Lösungen für grüne Energie.
Die einzigartige Lage der Unterkunft inmitten des großen Naturparks macht sie zu einem bevorzugten Ziel für Schulausflüge, Vereinstreffen, Wanderlager und verschiedene sportliche Aktivitäten, von Gymnastik und Fußball bis hin zu Paragliding und Mountainbiken. Der Pfälzerwald ist auch ein idealer Ausgangspunkt für Kletterausflüge.
Das Turnerjugendheim war als beliebtes Reiseziel erfolgreich, stand jedoch vor bestimmten Herausforderungen bei der digitalen Verwaltung der Betriebsabläufe. In ihrem Bestreben, die Betriebsführung effizient zu gestalten und den Buchungsablauf zu verbessern, gingen die Eigentümer eine Partnerschaft mit HotelFriend ein.
Herausforderungen des Turnerjugendheim Annweiler
Das Turnerjugendheim Annweiler richtet sich hauptsächlich an Firmenkunden, Schulen, Unternehmen und Wandervereine. Mit einem etablierten Kundenstamm verlagerte sich der Fokus der Pension darauf, ihren Buchungsprozess für Gruppenbuchungen zu optimieren und das Aufgabenmanagement für effizientere Betriebsabläufe zu verbessern. Konkret benötigte der Kunde eine Lösung, die es ihnen ermöglichte, detaillierte Buchungsangebote an ihre Gäste zu senden und den Bestätigungsprozess zu vereinfachen.
Lösungen von HotelFriend bereitgestellt
Die Eigentümer der Pension fanden die perfekte Lösung für ihre Bedürfnisse mit der Grow Suite von HotelFriend, insbesondere durch die Nutzung des Property Management Systems (PMS), das ihren Kriterien für die Betreuung ihres bestehenden Kundenstamms und die Optimierung von Gruppenbuchungen entsprach.
- Effizienz bei Gruppenbuchungen
Das Turnerjugendheim Annweiler verfolgt einen proaktiven Ansatz bei der Sicherung von Buchungen. Anstatt sich auf Drittanbieter-Plattformen zu verlassen, sendet das Management Buchungsangebote direkt per E-Mail an ihre Kunden. Diese Angebote enthalten umfassende Details, von Zimmertypen bis hin zu Zusatzleistungen wie Verpflegung und Fitnessraumbuchungen.
Die Kunden bestätigen diese Reservierungen über einen in der E-Mail bereitgestellten Link. Diese Strategie hat es der Pension ermöglicht, eine solide Arbeitsauslastung für das kommende Jahr zu planen, wobei die Zimmer für jeden Monat bereits gebucht sind.
- Anpassbares Aufgabenmodul
Dieses Modul ermöglicht es Administratoren, Aufgaben effizient für sich selbst und ihre Kollegen zu erstellen und zuzuweisen. Die Aufgabenverteilung unter den Mitarbeitern wird vereinfacht, um sicherzustellen, dass alle Abläufe reibungslos verlaufen.
- Personalisierte Unterstützung
Neben den notwendigen Softwarelösungen bietet HotelFriend kontinuierliche individuelle Unterstützung an, einschließlich Videogesprächen und umfassender Beratung. Dies stellt sicher, dass der Kunde die Vorteile des PMS maximal nutzt und in seinem einzigartigen Gastgewerbebereich weiterhin erfolgreich ist.
Erzielte Ergebnisse
Die Einführung des PMS von HotelFriend brachte mehrere bedeutende Vorteile für das Turnerjugendheim Annweiler mit sich:
Ein stetiger Strom von Buchungen und Dienstleistungsreservierungen
Durch die Nutzung des PMS konnte die Unterkunft den Prozess der Gruppenbuchung erfolgreich straffen. Sie konnten maßgeschneiderte Buchungsangebote für eine vielfältige Klientel erstellen, wobei Zimmertypen und eine Vielzahl von Dienstleistungen angeboten wurden. Dieser Ansatz erleichterte eine schnellere und unkompliziertere Kommunikation mit den Kunden. Als Ergebnis genießen die Eigentümer nun einen konstanten Fluss an Reservierungen, wobei Zimmer und zusätzliche Dienstleistungen weit im Voraus gebucht werden. Das PMS hat ihnen geholfen, ihre Belegung für das gesamte Jahr zu planen, was einen vorhersehbaren und stabilen Einnahmestrom gewährleistet.
Effiziente Aufgabenverteilung
Die Implementierung des Aufgabenmoduls verbesserte das interne Aufgabenmanagement für das Turnerjugendheim Annweiler erheblich. Die Eigentümer und das Personal konnten Aufgaben nahtlos erstellen, zuweisen und überwachen, was zu einer organisierteren Umgebung führte. Dies optimierte nicht nur den täglichen Betrieb, sondern trug auch zu einem angenehmeren und erfreulicheren Gästeerlebnis bei. Die Mitarbeiter können sich nun mit größerer Leichtigkeit und Effektivität ihren Aufgaben widmen.
Erhöhung der Kundenbindung um bis zu 20%
Durch die Möglichkeit, vereinfachte Buchungsprozesse anzubieten, erlebte die Pension eine bemerkenswerte Steigerung der Kundenbindung um 20%. Vereinfachte Abläufe führten zu einer höheren Kundenzufriedenheit und einer größeren Wahrscheinlichkeit für erneute Besuche. Mit der Kombination aus perfektem Service vor Ort und Online-Komfort wählen die Gäste diese Unterkunft nun wahrscheinlicher für zukünftige Reisen und Veranstaltungen.
Nachhaltigkeit verstärkt
Im Einklang mit ihrem Engagement für Nachhaltigkeit nutzte das Turnerjugendheim Annweiler das PMS, um ihre umweltfreundlichen Praktiken weiter zu verbessern. Durch die Minimierung des Papierverbrauchs mittels digitaler Prozesse trugen sie nicht nur zu einer grüneren Umwelt bei, sondern verbesserten auch das gesamte Ressourcenmanagement. Das PMS spielte eine entscheidende Rolle bei der Optimierung der Ressourcenzuteilung und stellte sicher, dass die Pension Abfall minimieren und mit höchster Effizienz arbeiten konnte.
Maximierung des Softwarepotenzials mit fortlaufender Unterstützung
Die fortlaufende Unterstützung von HotelFriend, einschließlich Videogesprächen und umfassender Beratung, hat eine entscheidende Rolle dabei gespielt, dieser Unterkunft zu helfen, das Beste aus der Software herauszuholen. Es hat sichergestellt, dass die Pension das PMS nicht nur effektiv nutzt, sondern es auch an ihre einzigartigen Bedürfnisse anpasst.
«Das Support-Team hier ist einfach unglaublich - super schnell und super freundlich! Sie haben meine Fragen und Bedenken mit einer solchen Effizienz behandelt, dass ich wirklich beeindruckt war.»
Geschäftsführer des Turnerjugendheims Annweilerr
Holger Abel